martes, 26 de julio de 2011
Software modular contable
Software modular contable
El software contable es un programas de contabilidad o paquete contable, destinado a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.
Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
Desde mediados de los años 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidación considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos, notablemente por Sage y Microsoft. Desde el 2000 ha tenido un notable incremento el uso de soluciones de código abierto.ç
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1. Módulo: Contabilidad Proporciona los recursos necesarios para la gestión de la información relacionada con las transacciones económicas y financieras de la empresa. Genera los estados contables, financieros y de seguimiento, que permitirán a los ejecutivos, mandos medios y demás niveles, disponer de datos e información para la toma eficaz de decisiones en cada función de trabajo. 2. Módulo: Control de Inventarios Facilita el control preciso de las existencias físicas y su valor para generando transacciones de salidas e ingresos de productos valorados. Está vinculado con el Módulo de Contabilidad, al cual le pasa la información necesaria para la gestión contable actualizada de las transacciones de almacenes. 3. Módulo: Facturación Maneja las ventas de productos a clientes, manteniendo actualizada la disponibilidad de productos, controla la cartera de clientes y las estadísticas de ventas y cobranzas.. Así se gestionan los productos para la venta, como la relación de cobranzas con los clientes. Al igual que el resto de los módulos tiene una relación integrada con contabilidad. 4. Módulo: Presupuesto Permite un efectivo control de ingresos y gastos sobre la base de lo presupuestado. Genera reportes, los cuales hacen posible ejercitar controles y ajustes a las transacciones de ingresos y egresos, manteniendo así, controles referenciales de los ajustes realizados. | ||
5. Módulo: Flujo de Caja
Este módulo forma parte de las herramientas de control financiero, que genera información para análisis del estado de ingresos y egresosgenerados durante la operación diaria de la empresa.
6. Módulo: Cuentas por Cobrar
Módulo diseñado para gestionar y facilitar seguimiento a obligacionescontraidas con la empresa. Herramientas computacionales permiten obtener datos e información de seguimiento y control de la relación de la empresa con clientes o terceros, generando la información contable requerida.
7. Módulo: Cuentas por Pagar
Su función es gestionar los requerimientos de captura de la información de las compras de productos, servicios u otras deudas contraídas a crédito por la empresa, así como los egresos por estas obligaciones, y la generación de la información contable requerida.
8. Módulo: Control de Activo Fijo
Permite hacer seguimiento al movimiento físico y llevar el control de los activos de la empresa. Provee recursos para el cálculo preciso de depreciaciones, revalorizaciones y registro de nuevos ítems. Genera también los comprobantes contables, así como las transacciones que luego serán incorporadas al Módulo de Contabilidad para el proceso de los estados contables y financieros.
9. Módulo: Caja/Bancos
Proporciona los recursos para gestionar Cajas y Bancos, con los cuales se manejan ingresos o egresos generados durante la operación diaria de la empresa. Ofrece procesos para obtener información del estado de los recursos de tesorería, y genera la información que permite mantener actualizada a la base de datos contable.
10. Módulo: Planilla de sueldos
Ofrece al usuario un control de los empleados activos, sus datos personales, los datos de su relación con la empresa y los datos de orden legal. Proporciona reportes de carácter legal y de carácter interno, con los cuales se podrán efectuar análisis de los recursos humanos disponibles en la empresa; como de carácter económico. Proporciona también la información contable requerida para el proceso de los estados contables y financieros.
Flujo caja
Flujo caja
El flujo de caja es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa.
El estudio de los flujos de caja dentro de una empresa puede ser utilizado para determinar:
§ Problemas de liquidez. El ser rentable no significa necesariamente poseer liquidez. Una compañía puede tener problemas de efectivo, aun siendo rentable. Por lo tanto, permite anticipar los saldos en dinero.
§ Para analizar la viabilidad de proyectos de inversión, los flujos de fondos son la base de cálculo del Valor actual neto y de la Tasa interna de retorno.
§ Para medir la rentabilidad o crecimiento de un negocio cuando se entienda que las normas contables no representan adecuadamente la realidad económica.
Los flujos de liquidez se pueden clasificar en:
1. Flujos de caja operacionales: efectivo recibido o expendido como resultado de las actividades económicas de base de la compañía.
2. Flujos de caja de inversión: efectivo recibido o expendido considerando los gastos en inversión de capital que beneficiarán el negocio a futuro. (Ej: la compra de maquinaria nueva, inversiones o adquisiciones.)
3. Flujos de caja de financiamiento: efectivo recibido o expendido como resultado de actividades financieras, tales como recepción o pago de préstamos, emisiones o recompra de acciones y/o pago de dividendos.
Mejora del flujo de caja
Cuando hablamos de mejorar el flujo de caja nos referimos a mejorar el resultado final del cálculo. En nuestro caso lo haremos a escala doméstica pues a escala empresarial son muchos los factores que entran en juego. La forma principal de hacerlo es reduciendo los costos, aunque en el caso empresarial también ha de tenerse en cuenta la mejora del rendimiento de las inversiones por ejemplo, un aspecto muy importante entre los muchos que hay.
1. Lo primero y más importante de todo sería no perder de vista ningún movimiento tanto a la alza como a la baja de nuestra caja, para poder así llevar un cálculo exacto.
2. Intentar reducir o refinanciar el interés con el banco en el caso de que se estuviera con un crédito o una hipoteca y observar los bancos de la competencia lo que cobran por los servicios que nosotros utilizamos más a menudo. Por ejemplo las fusiones bancarias habitualmente traen consigo revisiones de costos que no van a nuestro favor o no son tan favorables como con la anterior entidad.
3. Reducir nuestro gasto con la tarjeta de crédito, reduciendo así los astronómicos valores de las comisiones que pagamos por usarla.
4. Hacer tus transferencias tu mismo desde el cajero o automatizarlas en el caso de que hagas transferencias habitualmente.
5. Reducir esos costos que tienes y podrías evitarte llevando el desayuno de casa en vez de ir a la cafetería, intentar aprovechar los descuentos o épocas de rebajas para hacer tus compras o gastos, usar la tarifa telefónica que se adapte mejor a tu horario.... en definitiva pequeñas cosas que suman al final del ejercicio.
PLAN DE CUENTA CONTABLE
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PLAN DE CUENTA CONTABLE
El plan contable es un concepto que nos permite agrupar en familias todos los recursos de la empresa para poder llevar más fácilmente las cuentas de la misma. Esta agrupación nos permitirá en la práctica el poder trabajar con otros documentos más complejos.
Las cuentas del plan contable están normalizadas oficialmente, por lo que todas las empresas trabajan con las mismas cuentas. Nosotros, para no complicar las cosas, veremos por ahora las cuentas del plan contable más sencillas. A lo largo del curso iremos incorporando más cuentas, hasta presentar el modelo oficial completo del plan contable.
He aquí las primeras cuentas del plan contable con las que vamos a trabajar en nuestros inventarios:
2. Bancos e instituciones de crédito: son todos los fondos de los que dispone la empresa que se encuentran en algún servicio bancario. Por ejemplo el dinero que se tiene en la cuenta corriente.
4. Edificios y otras construcciones: es cualquier edificación que tenga la empresa, como un almacén o una oficina.
5. Terrenos y bienes naturales: es todo lo que no está edificado; como por ejemplo un solar o una finca.
6. Elementos de transporte: como su nombre indica, cualquier vehículo del que disponga la empresa (un coche, una moto, bicicletas, etc.).
7. Equipos para el proceso de la información: se trata de todo aparato físico (hardware) que nos sirva para tratar la información (un ordenador, una impresora, un escáner, etc.).
8. Mobiliario y enseres: todo elemento de interior de la empresa. Por ejemplo, los muebles de una oficina o los cuadros.
9. Deudas con entidades de crédito: aquí va todo lo que le debamos al banco u otra institución financiera (préstamos, hipotecas, etc.).
10. Proveedores: esta cuenta contabiliza cualquier deuda contraída con un proveedor.
No hay porqué aprenderse de memoria las cuentas del plan contable para saber que elemento se agrupa en cada cuenta. Ya hemos dicho que todo esto está normalizado, por lo que no hay problema en consultar el modelo cuando haya dudas. De todas formas, con la práctica se asimilará de tal forma que se agrupen los elementos sin necesidad de consultar nada.
En la siguiente lección haremos un inventario como ejercicio para asimilar mejor todo lo visto sobre el plan contable.
En definitiva, el fin de la contabilidad es el de reflejar el beneficio o pérdida que se tiene en cualquier momento en una actividad comercial. Para ello hay que valerse de una serie de documentos que serán los que nos proporcionen la información para tal fin.
A continuación los diferentes documentos para la contabilidad:
· El inventario
· El asiento inicial
Ganancia. Un aumento en el capital del propietario que no es resultado de un ingreso o una inversión que realice el propietario de negocio.
Ganancia o pérdida de capital. La diferencia entre el costo de un bien capital y el valor recibido de su venta.
Ganancias completamente diluidas por acción. Ganancias por acción calculadas bajo el supuesto de que todos los valores convertibles se han transformado en acciones comunes adicionales al comienzo del año corriente. El propósito de este cálculo hipotético es advertir a los accionistas comunes del riesgo de que las ganancias futuras por acción, pudieran diluirse por la conversión de otros valores en acciones comunes.
Ganancias primarias por acción. Ingreso neto aplicable a las acciones comunes dividido por el número promedio ponderado de las acciones comunes.
Ganancias y pérdidas (Cuenta de Resultado). Una cuenta temporal de "almacenamiento" a la cual se traspasa los ingresos y los gastos antes de su traspaso final a la cuenta de capital.
Garante. Una firma bancaria inversionista que maneja la venta al público de las acciones de una compañía.
Garantía. Una fianza o seguridad para proteger a una persona contra pérdidas en caso de falta de pago de una deuda, o ejecución de un contrato; un documento o compromiso, generalmente denominado fianza, que se otorga como evidencia de la garantía mediante la cual el fiador se obliga al igual que el principal o deudor original. .
Gasto: Representan el monto total, en términos monetarios, de los recursos materiales, laborales y financieros utilizados durante un período cualquiera, en el conjunto de la actividad empresarial. Por ejemplo: ocurre un gasto, en la medida que utilizo el inventario almacenado, el pago del salario, depreciación de activos fijos, etc. Refleja el consumo de cualquier recurso durante un período de tiempo, con independencia de su destino dentro de la empresa, por ello comúnmente se afirma que «el costo antes de ser costo fue gasto».
Gastos acumulados. Un gasto en el que se ha incurrido pero que aún no se ha pagado.
Gastos causados. Gastos tales como salarios de empleados e intereses sobre documentos por pagar que se han acumulado día a día, pero que no se han registrado ni pagado al final del período. También se denominan gastos no registrados.
Gastos de Atención a visitantes. Gastos provenientes de los servicios prestados a uno o varios funcionarios de otras instituciones durante la relación de trabajos conjuntos que asume la organización.
Gastos de Capital. Gasto que aumenta la capacidad o eficiencia de un Activo o amplía su vida útil. Estos gastos se cargan a una cuenta de Activo.
Gastos de Operación. Los gastos en el desarrollo de actividades en las que no existe producción en proceso, con la excepción del costo de las mercancías vendidas, en que se incurre en la principal línea de negocios de la entidad: alquiler, depreciación, sueldos, salarios, servicios públicos, impuestos a las propiedades y suministros. Es un gasto que simplemente mantiene un activo en su condición existente o vuelve a dejarlo en condiciones de trabajo. Los gastos de operación se consideran como gastos.
Gastos deducibles. Son aquellos gastos en que incurre la entidad para obtener ingresos y que la Ley Tributaria especifica que puede ser descontados de los ingresos obtenidos para calcular la utilidad imponible a los efectos del cálculo del impuesto.
Gastos Diferidos a Largo Plazo (Gastos de Organización). Son los gastos no identificables con un activo fijo en particular que se incurren en la etapa de organización inicial y puesta en marcha de equipamiento. En la apertura de agencias o sucursales, gastos que por su magnitud no es adecuado que sean asimilados en solo ejercicio económico, son ejemplos de este tipo de gastos, los honorarios a abogado, certificaciones e inscripciones en registros, promociones publicitarias iníciales.
Gastos estimados por pagar. Se incluye en esta cuenta el importe estimado de aquellos gastos que pertenecen al período corriente, cuando al cierre del ejercicio contable no se han recibido las facturas o documentos justificativos. Ej. Gastos de electricidad, teléfono, almacenaje, fletes y otros que por sus características son necesarios estimarlos para lograr el registro oportuno. Su saldo se cancelará contra Cuentas por Pagar cuando se reciban las facturas, registrando la diferencia res la estimación contra cuentas de cancelación de cuentas por pagar o gastos de períodos anteriores, según corresponda.Estado de Cuenta
Estado de Cuenta
El estado de cuenta es el detalle de movimientos realizados, ya sea de dinero extraído, transferido, girado o debitado en un determinado plazo.
Dependerá del banco el costo por este servicio y la frecuencia para recibirlo.
Para poder entender la actividad financiera realizada, se deberá leer detalladamente el estado de cuenta.
Algunos puntos para tener en cuenta son:
§ Buscar el período del estado de cuenta, desde fecha cubre el estado de cuenta y hasta cuando.
§ Es importante corroborar que el saldo inicial del estado de cuenta a observar sea el mismo que el saldo de cierre del estado de cuenta anterior.
§ Chequear que los importes realizados durante el mes coincidan con el total, lo mismo con los retiros.
§ Mirar la actividad en los cajeros automáticos y los cargos por su utilización.
§ Confirmar que los débitos realizados por el uso de la tarjeta de débito coincidan con los realizados. Para esto es importante guardar los comprobantes de pago con débito.
§ Comparar los cheques emitidos, los cual se deberán detallar en el registro de la chequera, y que se hayan realizado las extracciones de forma apropiada, si es que corresponde ese período a la fecha de pago colocada en el cheque.
§ Controlar depósitos y créditos en la cuenta.
Para un mejor proveer, dejamos a disposición un ejemplo de estado de cuenta bancaria, de forma tal que se corrobore lo detallado anteriormente y se facilite su interpretación.
jueves, 23 de junio de 2011
domingo, 5 de junio de 2011
Proceso de Elaboración, Pago y Contabilización de Nómina
En el proceso de elaboración de pago y contabilización de nominas actúa el auxiliar de nominas el cual analiza y clasifica la información realizando auxiliares de liquidación y liquidación de nominas.
· El contador concede si es correcto actualiza y corrige los comprobantes luego firma los comprobantes de nominas
· El auxiliar registra libros auxiliares, cruza saldos auxiliares con la provisión y comprobantes de pago también contabiliza la nomina y los archiva; este realiza informe a EPS, fondos y AFP y pagos para fiscales y seguridad social.
Ciclo contable
En el ciclo contable el auxiliar de contabilidad analiza y clasifica información generando comprobantes contables mientras que el contador revisa informes.
El contador concede que actualice o corrija los comprobantes de acuerdo a estos realiza firmas en comprobantes diarios.
El auxiliar registra libros auxiliares cruza saldos auxiliares y cuentas de control contabilizando en los comprobantes diarios de contabilidad llegando así al libro columnario y los archiva.
Se realiza la también el fin de periodo el auxiliar totaliza los movimientos en el libro diario libro mayor balances y comprobantes de ajustes, también en los comprobantes de cierres y estado financieros.
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